Verbesserungsvorschläge sollten möglichst auf einem einheitlichen Formular niedergeschrieben und eingereicht werden. Dadurch wird sichergestellt, dass keine wesentlichen, für die Vorschlagsbearbeitung notwendigen Informationen vergessen werden. Die Vorschlagsformulare sollten überall im Unternehmen vorhanden und für die Mitarbeiter leicht zu besorgen sein. Die beigefügte Wordvorlage eines Einreicherformulars für das Betriebliches Vorschlagswesen zeigt beispielhaft den möglichen Aufbau eines solchen Dokumentes.