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In diesem Beitrag erfahren Sie, was unter einem Prozess im Zusammenhang mit einem Unternehmen oder einer Organisation zu verstehen ist, und wird gezeigt, wie Sie Prozesse strukturieren, darstellen und dokumentieren können. Die verschiedenen Möglichkeiten zur Prozessdefinition und Prozessdarstellung werden anhand von konkreten Beispielen aus der Praxis erläutert. Arbeitshilfen:
Für einfache Prozessabläufe eignet sich eine Darstellung in Tabellenform. In der beigefügten Arbeitshilfe ist ein entsprechender Prozess beispielhaft in Tabellenform dargestellt.
In der Prozessdarstellung als Kombination von Ablaufdiagramm und Tabelle, wird der Prozessablauf durch grafische Symbole visualisiert. Das verbessert die Übersichtlichkeit. In der beigefügten Arbeitshilfe ist ein entsprechender Prozess beispielhaft als Kombination von Ablaufdiagramm und Tabelle dargestellt.
In der Darstellungsform als Flussdiagramm sind die Verzweigungen des Prozesses anschaulich visualisiert. Texte für die Prozessschritte und die zuständigen Funktionsträger sind in die Symbole integriert. In der beigefügten Arbeitshilfe ist ein entsprechender Prozess beispielhaft als Flussdiagramm dargestellt.
Im Prozessablaufdiagramm sind sowohl die Prozessschritte als auch die Dokumente und die prozessbeteiligten Abteilungen/Personen dargestellt. Diese Darstellungsform macht die Komplexität des Prozesses deutlich sichtbar und liefert dadurch Anhaltspunkte für die Prozessoptimierung.
Ein geeignetes Instrument zur Darlegung und Risikobetrachtung der Abfolge und Wechselwirkung der Prozesse ist die sogenannte Prozesslandkarte. In ihr werden die Abfolge und Verknüpfungen der Prozesse sichtbar gemacht. In der beigefügten Arbeitshilfe ist ein entsprechender Prozess beispielhaft als Prozesslandkarte dargestellt. | 
