07175 Der richtige Umgang mit Bewerberdaten: Datenschutz im Recruiting
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Das Recruiting in Unternehmen beschäftigt sich regelmäßig damit, qualifizierte und möglichst passende Beschäftigte für die zu besetzenden Stellen zu gewinnen, und bewertet dazu die verfügbaren personenbezogenen Daten. Dieser Beitrag geht darauf ein, welche Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten angeführt werden können, darüber hinaus auch, wie die gewonnenen personenbezogenen Daten zu behandeln sind und an welchen Stellen Vorsicht geboten ist.
Recruiter erhalten durch den vorliegenden Beitrag umfassende Informationen darüber, wann die Datenschutz-Grundverordnung in den verschiedenen Recruitingprozessen eine Rolle spielt und welche Aspekte zu beachten sind. von: |
1 Problembeschreibung
Personalbeschaffung ist datengetrieben
Die Personalbeschaffung (Recruiting) in Unternehmen verfolgt das Ziel, qualifizierte und möglichst passende Beschäftigte für die zu besetzenden Stellen zu gewinnen. Dazu nutzt man diverse interne und externe Maßnahmen (z. B. interne und externe Stellenausschreibungen, Personalvermittlungsagenturen), um bei der Kandidatensuche erfolgreich zu agieren. Die Kandidatensuche ist zumeist datengetrieben, an vielen Stellen automatisiert und erfolgt nach von dem jeweiligen Unternehmen festgelegten Kriterien.
Die Personalbeschaffung (Recruiting) in Unternehmen verfolgt das Ziel, qualifizierte und möglichst passende Beschäftigte für die zu besetzenden Stellen zu gewinnen. Dazu nutzt man diverse interne und externe Maßnahmen (z. B. interne und externe Stellenausschreibungen, Personalvermittlungsagenturen), um bei der Kandidatensuche erfolgreich zu agieren. Die Kandidatensuche ist zumeist datengetrieben, an vielen Stellen automatisiert und erfolgt nach von dem jeweiligen Unternehmen festgelegten Kriterien.
Darum prüfe wer sich bindet ...
Es kommt nicht von ungefähr, dass Unternehmen ein besonderes Augenmerk auf das Thema Recruiting legen, da die Beschäftigung von vermeintlich „nicht passenden” Mitarbeitern eine teure (Fehl-)Investition sein kann. Wird z. B. ein 28-jähriger junger Mann unbefristet als Sachbearbeiter mit einem Bruttoeinkommen in Höhe von 3.500 € eingestellt, so ist dies eine Investition von über zwei Millionen Euro (bei Betrachtung seiner Lebensarbeitszeit bis zum Renteneintritt). Tätigen Unternehmen Investitionen in einem solchen Umfang, besteht bei ihnen das berechtigte Interesse an aussagekräftigen Informationen zu potenziellen neuen Mitarbeitern (z. B. zu deren Kompetenzen oder deren Stärken und Schwächen), um vermeintlich „nicht passende” Mitarbeiter ausschließen zu können. „Passende” Mitarbeiter, also solche, die auf das Stellenprofil mit ihren Kompetenzen und persönlichen Voraussetzungen passen, sind nicht nur selbst wiederum produktiv, sondern können auch einen wesentlichen Einfluss auf das Betriebsklima und die Arbeitsleistung der weiteren Belegschaft haben.
Es kommt nicht von ungefähr, dass Unternehmen ein besonderes Augenmerk auf das Thema Recruiting legen, da die Beschäftigung von vermeintlich „nicht passenden” Mitarbeitern eine teure (Fehl-)Investition sein kann. Wird z. B. ein 28-jähriger junger Mann unbefristet als Sachbearbeiter mit einem Bruttoeinkommen in Höhe von 3.500 € eingestellt, so ist dies eine Investition von über zwei Millionen Euro (bei Betrachtung seiner Lebensarbeitszeit bis zum Renteneintritt). Tätigen Unternehmen Investitionen in einem solchen Umfang, besteht bei ihnen das berechtigte Interesse an aussagekräftigen Informationen zu potenziellen neuen Mitarbeitern (z. B. zu deren Kompetenzen oder deren Stärken und Schwächen), um vermeintlich „nicht passende” Mitarbeiter ausschließen zu können. „Passende” Mitarbeiter, also solche, die auf das Stellenprofil mit ihren Kompetenzen und persönlichen Voraussetzungen passen, sind nicht nur selbst wiederum produktiv, sondern können auch einen wesentlichen Einfluss auf das Betriebsklima und die Arbeitsleistung der weiteren Belegschaft haben.
Werkzeugkasten der Recruiter
Um den vermeintlich „richtigen” und passenden Mitarbeiter zu finden, haben sich in den vergangenen Jahrzehnten diverse Bewertungssysteme etabliert bzw. auch zum Teil wieder überholt, die Recruiter bei der Personalfindung eingesetzt haben. Analysen von Schriftbildern, biometrische Bewertung von Bewerbungsfotos, Webanalysen zu im Internet hinterlassenen Spuren des Bewerbers und vieles mehr gehörten und gehören zum „Werkzeugkasten von Recruitern”. Immer wieder wurden und werden im Recruitingprozess dabei personenbezogene Daten und ggfs. besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet, um eine „perfekte” Personalauswahl vorzunehmen. Diese Strategien von Unternehmen, möglichst passgenaue Bewerber zu erhalten und den „richtigen” Mitarbeiter zu finden, können mit dem Persönlichkeitsrecht von Bewerbern kollidieren. Grundsätzlich besteht für Arbeitgeber das nachvollziehbare Interesse, über möglichst viele relevante Informationen den passenden Beschäftigten zu finden. Gleichzeitig bestehen rechtliche Grenzen bei der Datenverarbeitung, die auch in der Regel mithilfe einer Einwilligung der Bewerber nicht erweitert werden können.
Um den vermeintlich „richtigen” und passenden Mitarbeiter zu finden, haben sich in den vergangenen Jahrzehnten diverse Bewertungssysteme etabliert bzw. auch zum Teil wieder überholt, die Recruiter bei der Personalfindung eingesetzt haben. Analysen von Schriftbildern, biometrische Bewertung von Bewerbungsfotos, Webanalysen zu im Internet hinterlassenen Spuren des Bewerbers und vieles mehr gehörten und gehören zum „Werkzeugkasten von Recruitern”. Immer wieder wurden und werden im Recruitingprozess dabei personenbezogene Daten und ggfs. besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet, um eine „perfekte” Personalauswahl vorzunehmen. Diese Strategien von Unternehmen, möglichst passgenaue Bewerber zu erhalten und den „richtigen” Mitarbeiter zu finden, können mit dem Persönlichkeitsrecht von Bewerbern kollidieren. Grundsätzlich besteht für Arbeitgeber das nachvollziehbare Interesse, über möglichst viele relevante Informationen den passenden Beschäftigten zu finden. Gleichzeitig bestehen rechtliche Grenzen bei der Datenverarbeitung, die auch in der Regel mithilfe einer Einwilligung der Bewerber nicht erweitert werden können.
