Im Zusammenhang mit dem Festlegen, Umsetzen, Überwachen und Bewerten eines Auditprogramms gibt es eine Reihe von Risiken, die Auswirkungen auf die Auditprogrammziele haben können. Der Auditprogrammverantwortliche sollte diese Risiken analysieren und bei der Entwicklung eines Auditprogramms berücksichtigen. Diese Arbeitshilfe dient als Muster für eine Auditprogramm-Risikomatrix.

Der Auditprogrammverantwortliche sollte die oberste Leitung über die Inhalte des Auditprogramms informieren und, wenn erforderlich, dieses genehmigen lassen. Eine regelmäßige Genehmigung ist nicht mehr erforderlich, wenn diese Aufgabe an den Auditprogrammverantwortlichen übertragen wurde. Es erscheint sinnvoll, die Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines Auditprogrammverantwortlichen in einer Stellen-/Funktionsbeschreibung zu fixieren. Beigefügt finden Sie ein Textmuster für die Ernennung eines Auditprogrammverantwortlichen, einschließlich einer Funktionsbeschreibung.

In das Auditprogramm sollten alle Audits einer Organisation aufgenommen werden, wie z. B. interne Systemaudits, Zertifizierungs- und Überwachungsaudits, Lieferantenaudits, die die Organisation selbst durchführt oder die Kunden bei ihr durchführen, und Prozess- oder Produktaudits, wenn zutreffend. Als Beispiel für ein minimales tabellarisches Auditprogramm haben wir Ihnen diese Arbeitshilfe beigefügt.

In das Auditprogramm sollten alle Audits einer Organisation aufgenommen werden, wie z. B. interne Systemaudits, Zertifizierungs- und Überwachungsaudits, Lieferantenaudits, die die Organisation selbst durchführt oder die Kunden bei ihr durchführen, und Prozess- oder Produktaudits, wenn zutreffend. Als Beispiel für ein erweitertes tabellarisches Auditprogramm haben wir Ihnen diese Arbeitshilfe beigefügt.

Der Auditprogrammverantwortliche sollte dem Auditteamleiter die Verantwortung für die Durchführung eines einzelnen Audits in Form eines Auditauftrags übergeben. Um eine wirksame Planung und Durchführung des Audits sicherzustellen, sollte dieser Auftrag rechtzeitig vor der Durchführung des Audits erfolgen und die erforderlichen Informationen enthalten, wie z. B. Auditziele, Auditkriterien, Auditumfang, Auditmethoden, Termine, Standorte, Ressourcen, Risiken etc. Falls notwendig, ist der Auditteamleiter auch mit weiteren Informationen zu versorgen, wie z. B. Kontaktdaten der zu auditierenden Organisation, Folgemaßnahmen früherer Audits, Gesundheits- und Sicherheitsanforderungen, Anforderungen an Vertraulichkeit und Auditbericht. Diese Arbeitshilfe dient als Muster für einen Auditauftrag eines Einzelaudits.

Die Managementsystemdokumentation sollte geprüft werden, wenn die Dokumentation dem Auditteam nicht bekannt ist oder wesentliche Änderungen der Systemdokumentation durchgeführt worden sind. Über die Dokumentenprüfung sollte ein Bericht erstellt werden, der das Ergebnis dokumentiert. Der Bericht sollte mindestens folgende Punkte enthalten: das Dokument, das geprüft wurde (z. B. Handbuch); die formalen oder inhaltlichen Mängel in dem Dokument; den Bezug zum Regelwerk (z. B. Norm); ggf. was zu tun ist, um den Mangel zu beheben. Als Arbeitshilfe haben wir dieses Formular für die Dokumentenprüfung beigefügt.

Der Auditteamleiter sollte einen Auditplan erstellen, der auf den Informationen beruht, die im Auditprogramm und in der von der auditierten Organisation bereitgestellten Dokumentation enthalten sind. Der Auditplan soll die effiziente Ablaufplanung und Koordinierung der Audittätigkeiten vor Ort erleichtern, um die Auditziele zu erreichen. Der Umfang und die Inhalte des Auditplans können je nach Erfordernissen variieren (z. B. Erstaudit, Folgeaudit oder internes bzw. externes Audit). Diese Präsentation hilft Ihnen Ihre Fähigkeiten als Moderator zu verbessern.

Für die Vorbereitung und Durchführung von Audits steht Ihnen als Arbeitshilfe dieses beispielhafte Musterdokument zur Verfügung. Es dient Ihnen als Muster für eine Textanalyse.

Für die Vorbereitung und Durchführung von Audits steht Ihnen als Arbeitshilfe dieses beispielhafte Musterdokument zur Verfügung. Es dient Ihnen als Muster für eine Auditcheckliste.

Zu den benötigten Arbeitsdokumenten bei Audits gehört auch das Formular „Auditnotiz”. Es dient zur Dokumentation von Auditfeststellungen.

Zu den benötigten Arbeitsdokumenten bei Audits gehört auch das Formular „Auditteilnehmerliste”. Es dient zur Nachweisführung über die Personen, die direkt am Audit beteiligt waren.

Der Auditteamleiter sollte über die Ergebnisse des Audits nach den Festlegungen des Auditprogramms berichten. Der Auditbericht sollte ein vollständiges, genaues, kurz gefasstes und klares Bild des Audits vermitteln. Diese beispielhafte Arbeitshilfe dient Ihnen als Muster für einen Auditbericht.

Als abschließende Maßnahme eines Audits kann eine Bewertung durch die Auditbeteiligten durchgeführt werden. So können nützliche Hinweise zur Verbesserung künftiger Audits gesammelt werden. Diesen beispielhaften Bewertungsbogen können Sie an Ihre betrieblichen Gegebenheiten anpassen.